Vedr. forespørsel, anmodning om ekstraordinært årsmøte

Styret i Hammer Turn mottok den 16. oktober 2019 en mail med emnet: "Anmodning om ekstraordinært årsmøte". Mailen var sendt av en av klubbens medlemmer, med teksten "På vegne av medlemmer sender jeg denne til dere.".
Først og fremst vil styret beklage at det har tatt lang tid å behandle denne saken. Arbeidet med å verifisere anmodningen viste seg nemlig å være et mer krevende arbeid enn først antatt, og styret kan nå se tilbake på det hele som en god læringsprosess. Blant annet har det vært en utfordring å kunne definere hvem som faktisk er stemmeberettigede medlemmer i Hammer turn, samt å kontrollere om de strenge, formelle kravene som stilles er innfridd eller ei. For eksempel har styret fått oversendt forskjellige lister over medlemmer, som har vært vanskelig å få til å stemme opp mot hverandre.
Flere ganger under prosessen har styret vært i kontakt med idrettskretsen i Oslo og Akershus for å søke om støtte og råd i sine vurderinger.
Det er styrets vurdering at anmodningen ikke tilfredsstiller de formelle kravene, jf. § 17 punkt 4. For å kalle inn til ekstraordinært årsmøte må man kreve ekstraordinært årsmøte
for behandling av en konkret sak. Det fremkommer ikke som opplagt i anmodningen at alle de undertegnede vil ha ekstraordinært årsmøte for behandling av samme sak. Dette kunne vært løst ved at man hadde nummererte signeringslister i forhold til saken som man ønsker å ta opp.
Styret mener også at anmodningen ikke innfrir kravet jf. § 17 punkt 1, angående antall medlemmer. Dette uavhengig av om man tar hensyn til kravene i § 17 punkt 4 nevnt ovenfor.

Konklusjonen er at anmodningen om ekstraordinært årsmøte må avslås. Styret ser imidlertid positivt på engasjementet som medlemmene viser, og forstår at det er et behov for å gå ut med mer informasjon om hva klubben og styret jobber med. Styret vil derfor i nær fremtid starte planleggingen av et informasjonsmøte for alle medlemmer, og kommer snart tilbake med en invitasjon.
Helt til slutt ønsker styret å gjøre medlemmene oppmerksomme på at den sammensetningen styret har per i dag, ikke er i strid med det som ble valgt inn på årsmøtet i mars. Det er helt etter reglementet at varamedlemmer rykker opp til fullverdige medlemmer når noen trekker seg fra sitt styreverv, slik vi opplevde i sommer. Dette har styret flere ganger avklart med idrettskretsen. Det er heller ikke mot reglementet at styret nå sitter uten varamedlemmer. Det stilles ingen krav til dette for at styret skal kunne være beslutningsdyktig.

Med vennlig hilsen,
Styret, Hammer Turn