Oppdatering fra styret – desember 2019

Innledning

Styret har sidenforrige informasjonsskriv blant annet vært opptatt med å sørge for at driften opprettholdes ut 2019, samt å sørge for klargjøring til nytt semester i 2020.

Som tidligere informert valgte styret i slutten av november å avslutte arbeidsforholdet til daglig leder i Hammer Turn. Dette ble meddelt i en mail til klubbens medlemmer
28. november (vedlagt nedenfor). En slik avgjørelse er ikke noe man planlegger på eller ønsker å ta. Styrets beslutning var imidlertid enstemmig, og ble tatt etter lang tids vurdering. Prosessen som ledet fram til avgjørelsen var påbegynt før det nåværende styret ble valgt inn på årsmøtet i mars.

Å avslutte arbeidsforholdet til en daglig leder vil aldri passe tidsmessig. En daglig leder fyller mange oppgaver, og det har derfor vært en krevende utfordring å få driften til å gå som normalt. Styret har lagt ned hundrevis av timer for å avlaste de ansatte de siste ukene, og mener at man med omstendighetene tatt i betraktning har klart den første delen av overgangen på en god måte. Klubben er i prosess for å legge et solid planmessig grunnlag for 2020.

Styret er idrettslagets øverste myndighet mellom årsmøter. Ingen i styret tar lett på denne oppgaven. Et styre skal ikke være en syklubb eller et ekstra knippe
arbeidskraft, men et overordnet organ som skal etterse og sørge for at klubben driftes på en forsvarlig, korrekt og effektiv måte. Objektivitet og integritet er en forutsetning i alle saker som behandles. Mange styremedlemmer – til og med hele styrer – har over årene valgt å trekke seg fra sitt styreverv i Hammerturn da de har opplevd at pliktene ikke har vært mulig å etterleve i praksis. Styret som sitter nå, har valgt å stå i det, fremfor å trekke seg.

Det kanskje viktigste målet i tiden fremover er å skape ro i klubben. Styret har full forståelse for at ikke alle oppfatter det slik, men det er like fullt det som er tanken bak mange av tiltakene som nå gjøres. Ansatte skal trives og være trygge på jobbene sine. Foresatte skal få glade barn hjem fra trening, og gymnaster skal få det tilbudet de har blitt lovet.

Hammer Turn skal ikke være en klubb hvor man skal måtte velge side. Er du i den gjengen, eller den gjengen? Synes du RG er viktigst? Eller er bredde, tropp eller gutteturn høyeste prioritet? Hammer Turn er ikke et spill som skal spilles, der ansatte, foresatte, gymnaster, styremedlemmer og frivillige skal måtte manøvrere seg
rundt på et sjakkbrett av en popularitetskonkurranse. Nei. Det skal være ETT Hammer Turn. Og DET jobber styret for.

Hva har styret gjort siden forrige oppdatering?


Det har skjedd mye siden sist.

Først litt om klubbens ansatte:

Styret har hatt kontakt med alle faste ansatte og så mange som mulig av de som jobber deltid, med bakgrunn i avslutningen av arbeidsforholdet til daglig leder.

Det er gjennomført lønnsutbetaling til alle faste ansatte og de ansatte som meldte inn timer fra november. Normal dato for lønn er den 15. hver måned. Styret ble imidlertid gjort oppmerksom på at lønnen tradisjonelt ble utbetalt tidligere i desember, og gjorde derfor sitt ytterste for å få til utbetaling så fort som mulig.

Alle trenere ble invitert til en improvisert juleavslutning med brus og pizza etter juleparaden. Der fikk de samtidig møte hele styret og kunne stille spørsmål.
Rundt 20 trenere møtte opp og fikk litt sosialt samvær etter å ha gjennomført en vellykket parade.

Det har blitt jobbet mye med å få alle av Hammer Turn sine trenere over på kontrakt.
Etter at styret overtok driften, viste det seg at flere av trenerne hadde gåttmånedsvis uten dette.

Se forøvrig egen informasjon om ansettelse av sportslig leder lenger ned.

Arbeid rundt driften av Hammer Turn:


Som et tiltak for at ikke driften skal stoppe opp, har styret som administrasjonsansvarlig for de ulike klubbmail-adressene gitt tilgang til flere
ansatte og styret. Hammer Turn har hatt mange klubbmail-adresser fordelt på få ansatte. Dermed har det vært utfordrende å håndtere henvendelser på en
strukturert måte. I tillegg ser man ofte at e-post ikke sendes til riktig adresse. De ansatte og styret samarbeider nå for å få svart på all innkommende e-post,
men rekker dessverre ikke å ta alt fortløpende. Vennligst vis litt tålmodighet, men purr gjerne dersom det tar tid.

I samarbeid med administrasjonen har styret gjennomført opprydding i en liste på over 1200 gymnaster. Blant disse er det nå fullført påmelding for nesten 700 gymnaster for første semester 2020. Påmelding og utmelding for det nye semesteret ble nåutført i Spond, fremfor den tunge, manuelle prosessen med utskrevne lister som har vært benyttet tidligere. Trenere og treningstider i forhold til lokaliteter er også satt i en tydeligere, mer oversiktlig ramme enn før, og er nå i ferd
med å bli rullet ut og fordelt.

Den siste tiden har styret avdekket en del uavklarte, gamle saker som har fått versere uten å bli lukket. Eksempelvis dreier dette seg om klagesaker fra klubbens
kunder. Vi har ikke full oversikt ennå, men har begynt arbeidet med å rydde opp i og lukke de sakene vi kjenner til så langt.

Datatilsynet har fått rapport om et avvik i forhold til personvernforordningen. Dette på bakgrunn av en ulykksalig forglemmelse av styret. Etter å ha jobbet med
historiske regnskapsbilag ble styret gjort oppmerksom på at noen av bilagene hadde blitt gjenglemt utenfor kontoret i turnhallen. Disse lå dermed lett
tilgjengelig for nysgjerrige øyne i et kort tidsrom. Det er imidlertid heldigvis god grunn til å tro at ingen spredning av personopplysninger harforekommet, da en snarrådig trener oppdaget bilagene og straks sørget for å låse dem inn i et skap. Styret tar saken alvorlig og beklager avviket. Så snart hendelsesforløpet og omfanget var klart, ble saken som sagt rapportert til Datatilsynet.

Økonomiske punkter:

Styret har gjennomført møte med Lørenskog kommune, angående Hammer Turn sin leieavtalefor hallen. Gjennom denne avtalen har Hammer Turn forpliktet seg til å sørge for tilsyn, både på dagtid, kveldstid og i helger. På hverdagskveldene og i helgene er det gymnastenes foresatte som utfører tilsynet. Dette som en
dugnadsordning for klubben. Klubben får nemlig økonomisk støtte av kommunen til dette, men ordningen er krevende å organisere. Styret ser også at det må
utarbeides tydeligere tilsynsrutiner, og kommunen skal komme tilbake til saken i første kvartal 2020.
NB! Aller siste nytt i denne saken er fra et fellesmøte Hammer Turn og andre klubber hadde med kommunen 19. desember. Der ble idretten
i Lørenskog presentert for «årets julegave». Dessverre i negativ betydning. Ingen klubber vil få støtte til å drive det pålagte tilsynet med anleggene
lenger. Hammer Turn har en avtale med seks måneders oppsigelsestid, så for oss vil tapet av støtten gjøres gjeldene fra og med juli. Det er foreløpig litt uklart
hvordan opplegget blir etter den tid, men det positive er at tilsynet nå vil fordeles mellom alle klubber som bruker Kjennhallen. Styret kommer nærmere tilbake
til saken når mer informasjon er gitt fra kommunen.

Enda en julegave i negativ forstand kom siste uken før jul. Sportslotteriet har vært en viktig inntektskilde for klubben i flere år. Styret har nå fått beskjed om at
Sportslotteriet legges ned etter 2019.

Et økonomisk grep i mer positiv retning ble gjennomført under årets juleturnparade. Inngangsprisen ble justert litt opp. Prisen var lav tidligere,
og vi er nå i tråd med sammenlignbare klubber i nærområdet.

Styret har også sendt inn søknad om tilskudd fra ordningen «Nasjonal tilskuddsordning for å inkludere barn og unge i 2020». Denne tilskuddsordningen skal være et
virkemiddel for at flere barn og ungdom skal få delta på viktige sosiale arenaer, uavhengig av foreldrenes inntekt og sosiale situasjon.

Og sist, men ikke minst:

Hammer Turn har fått en landslagsgymnast i RG! Hannah ble nylig tatt ut på juniorlandslaget. Styreleder Stian Stav var med da landslagssjefen i RG besøkte
klubben for å hilse på både trenere og gymnaster. Stian var også til stede på RGs siste trening før jul, og holdt en liten tale til gruppen. Samtidig ble det gjort
velfortjent stas på den nybakte landslagsgymnasten, med en oppmerksomhet fra Hammer Turn for bragden.

 
Sportslig leder ansatt!

Styret har gleden av å informere om at Anamarija Zuanovic har takket ja til utfordringen om å bli Hammer Turns sportslige leder. Dette er meget etterlengtet, da klubben har et stort behov for en tydeligere sportslig struktur. Både ovenfor våre gymnaster og de ansatte. Ikke minst er det også viktig å få på plass en mer informativ og
transparent sportslig organisasjon i forhold til gymnastenes foresatte.

En del av dere har allerede stiftet bekjentskap med Anamarija, som har jobbet som trener i Hammer Turn i noen måneder NÅ. Hun er fra Kroatia, og har lang og utstrakt erfaring innen både RG og turn. Hun har OGSÅ tidligere jobbet som koordinator av sportslige aktiviteter innen turnidrett. Både på klubbnivå, og på overordnet nivå da hun i Kroatia koordinerte 12 klubber samtidig.

Styret har stor tro på at Anamarija vil gi Hammer Turn et solid løft i rollen som sportslig leder. I sitt arbeid i klubben så langt har hun utvist et skarpt øye for organisasjon
og struktur, og ikke minst oppleves hun som en tydelig kommunikator.

Det er ikke meningen at Anamarija skal legge sine treneroppgaver til side, men hun vil gradvis måtte tilpasse sin arbeidshverdag for å kunne skape en god balanse mellom treninger og de overordnede oppgavene hun skal utføre som sportslig leder.

Hva gjør vi nå?

Jobber generelt for å få frem en mer veldrevet og informerende klubb, med større åpenhet rundt driften. Mengden mail og telefonhenvendelser må ned.

Blant ønskede tiltak for å oppnå målet over, er en ny hjemmeside med mer tilgjengelig og bedre informasjon. Her kan mye gjøres bedre. For eksempel jobber vi med å
lage en oversikt over når og hvor hvert parti trener, hvilke mål som settes for det enkelte parti per semester, og hvem du kan kontakte. Dette er ikke gjort i
en fei, men så snart det er på plass tror vi dette vil bli en verdifull løsning for både kundene og klubbens administrasjon.

Informasjonsmøtet styret tidligere varslet om, måtte dessverre utsettes. Dette skyldes både at det var vanskelig å finne ledige, store nok lokaler i desember, og at arbeidspresset har medført andre prioriteringer. Styret beklager dette, og kommer derfor til å kalle inn til et informasjonsmøte i forbindelse med det ekstraordinære årsmøtet i stedet (se eget kapittel nedenfor).

Det jobbes aktivt for å rekruttere nye trenere.

Man ser på ansettelse av ny daglig leder.

Automasjon av administrative oppgaver er et viktig tema. Eksempelvis digital registrering av arbeidstimer og regnskapsbilag, og utvidet bruk av Spond.

Styret jobber med å finne ut hvorfor flere ansatte ikke får lønnslipper hver måned, og har som mål å sørge for at dette er i orden fra neste lønnsutbetaling.

Det er et mål å ikke ha noen kunder/gymnaster på venteliste. Vi prøver nå å rydde opp i en liste på over 100 ventende medlemmer. Foreløpig ser det veldig lovende ut,
men det er mye å ta hensyn til før man kan love noe sikkert.

Hvilke inntekter har klubben egentlig fra dorullsalget? Mye tyder på at det er en relativt lav fortjeneste sammenlignet med den «påkjenningen» mange melder om at
denne dugnaden er. I tillegg må man regne inn kostnaden ved at klubben bruker en del administrasjonsressurser på ordningen, og at vi betaler leie for et lager
som hovedsakelig oppbevarer doruller. Ordningen må imidlertid også vurderes ilys av at andre inntektskilder nå forsvinner. 

Ekstraordinært årsmøte

Kravet fra noen av klubbens medlemmer om «ekstraordinært årsmøte for valg av nytt styre» har blitt fremlagt for styret med nytt underlag. Styret har nå godkjent kravet som gyldig i forhold til lovnormen. Styret har fått klager på at anmodningen har vært dårlig og tregt håndtert, men faktum er at det var et usedvanlig tidkrevende arbeide å få kontroll på alle krav og detaljer som måtte oppfylles. Styret har nå booket et møterom på Lørenskog Hus for å avholde det ekstraordinære årsmøtet den 29.
januar 2020.

Styret har også avholdt et møte med valgkomiteen, som nå må gjøre sin innstilling. Så snart den er klar, kan styret komme tilbake til medlemmene med en offisiell innkalling til det ekstraordinære årsmøtet.

Som nevnt tidligere i dette informasjonsskrivet, vil styret samtidig innkalle til et informasjonsmøte som avholdes i forkant av det ekstraordinære årsmøtet.

NB! Det er kun de som faktisk er medlemmer i Hammer Turn som vil kalles inn til det ekstraordinære årsmøtet. Styret opplyser samtidig om at man må oppfylle kravene i lovnormens §6 for å være stemmeberettiget. Det holder for eksempel ikke at ditt barn er medlem i klubben. Du må selv være medlem. Lovnormen ligger på klubbens nettsider.
Styret gjør også oppmerksom på at det i januar vil bli vedtatt en ny lovnorm, utarbeidet av Norges Idrettsforbund. Dagens lovnorm, og etter hvert den nye,
finner du under «Om oss»: https://www.hammerturn.no/om-oss


Hva planlegger vi å gjøre fremover?

Børste støvet av og revitalisere sportslig utvalg.

Avholde monteringskurs. Leverandøren av utstyret i turnhallen har blitt kontaktet for å få på plass et kurs om sikker bruk og korrekt montering av de ulike apparatene.
Dette vil bli gjennomført på starten av nyåret. Spesielt med tanke på at vi skal ha flere kyndige ansatte til å bistå i forbindelse med flytting av utstyret for parader og konkurranser. Sikkerheten til barna skal være i høysetet. Målet er også å få prosedyrene beskrevet i tydelige retningslinjer og instrukser.

Se ellers punktene i bolken nedenfor.

Har du lyst til å hjelpe til?

Vi som sitter i styret har et stort engasjement for klubben, men innser også våre begrensninger. Det er mange ting vi gjerne skulle ha gjort, men tiden strekker
ikke til. Derfor ønsker vi å strekke ut en hånd og spørre om det er andre der ute som har lyst til å bidra til noen av de følgende prosjektene:

Et team som skal rydde på lageret i turnhallen, og gjøre varetelling for å få en reell oversikt over hva man faktisk har på lager av salgbare rekvisitter, turntøy, osv.
Ikke minst må lageret organiseres på en ryddig og enkel måte.

Har du kompetanse og arbeidslyst til å være med på nettside-prosjektet? Da vil vi veldig gjerne høre fra deg.

Hvordan kan klubben kompensere for inntektene som faller bort i 2020? Styret har noen ideer på blokka, men om du vil sitte i et team og samarbeide med oss om å finne
og organisere alternative inntektskilder, så er vi veldig takknemlige for det.

Styret har allerede satt i gang et lite team som skal se på klubbens salg av turntøy og effekter. Hvordan kan dette gjøres på en bedre, mindre ressurskrevende, og
ikke minst kundevennlig måte? Kontakt oss om du vil hjelpe til med dette.

Om du er interessert i å være med på noen av prosjektene ovenfor, send oss en e-post på: styret@hammerturn.no
 
Avslutningsvis

Styret har dessverre fått tilbakemelding om at flere av medlemmene ikke mottar mailene vi sender ut. Vi har nå sporet rotårsaken til mailprogrammet som ble benyttet. Dette er veldig beklagelig, og nyhetsbrevet du nå har lest er derfor første test av en alternativ metode for å sende ut mail til mange mottakere samtidig. Det er et klart og tydelig mål for styret at informasjon skal nå ut til alle.

Med tanke på at ikke alle medlemmer mottok de to foregående e-postene styret sendte ut, har vi vedlagt den om daglig leder nedenfor.
Informasjonsskrivet som ble sendt 23. november finner du på nettsiden.

Hammer Turn ber om forståelse for at en del av de forbedringene man nå jobber med vil kunne ta litt tid å lande. Vi kan bare håpe på litt tålmodighet, og kanskje litt drahjelp, og ikke minst ha troen på at dette skal bli veldig bra.

Da gjenstår det bare en ting. Det er å ønske alle i Hammer Turn en riktig god jul og et godt nyttår!

Med vennlig hilsen,

Styret, Hammer Turn

Stian Stav –styreleder
Linda Amdam – nestleder
Frode Jenssen – styremedlem
Berit Rimstad - styremedlem
Christian Egedius – styremedlem

 

Vedlegg

Mail sendt ut angående daglig leder – 29.11.2019

Til alle medlemmer i Hammer Turn.

Styret har valgt å avslutte arbeidsforholdet til daglig leder med umiddelbar virkning. Dette er en personalsak mellom styret og daglig leder, og vi kan derfor ikke gå
i nærmere detalj om forholdet.

Styret ber om forståelse for at klubben har en noe kaotisk periode foran seg. Hammer Turn vil gjøre sitt ytterste for at dere som medlemmer i klubben merker
minst mulig til dette. Det er imidlertid viktig at alle som ønsker klubben godt, gir klubbens ansatte rom for at kanskje ikke alt går på skinner i den
nærmeste tiden.

Det arbeides med å få på plass en ny organisering av klubben så snart som mulig. Styret vil komme tilbake med informasjon fortløpende.

Hammer Turn er et viktig og høyt verdsatt aktivitetstilbud for hundrevis av barn i Lørenskog og omegn. Det skal det fortsette å være. Klubben håper i så måte at alle vil være med og bidra med positivitet i tiden vi har foran oss.

Med vennlig hilsen,

Styret i Hammer Turn

Stian Stav – styreleder
Linda Amdam – nestleder
Frode Jenssen – styremedlem
Berit Rimstad – styremedlem
Christian Egedius - styremedlem